Yes! Langzaam beginnen er bestellingen binnen te komen op jouw (nieuwe) webshop. Echter ben je er nog niet wanneer je alleen maar producten inkoopt, verkoopt en verzendt. Het is namelijk van belang dat jouw webshop boekhouding op orde en kloppend is. Dit geeft je namelijk een helder overzicht van hoe het financieel gaat met jouw bedrijf. Maar, hoe start je nu met jouw webshop boekhouding?
Wat moet er allemaal bijgehouden worden?
Een webshop boekhouding bestaat uit een overzicht van alle financiën van jouw webshop. Dankzij dit overzicht is te zien hoe het met jouw webshop gaat. Vervolgens kun je op basis daarvan jouw webshop uitbreiden of juist op tijd ingrijpen als het tegenzit. In jouw webshop boekhouding komen vier belangrijke zaken terug: de inkomsten, uitgaven, debiteuren en crediteuren.
Waar moet een webshop boekhouding aan voldoen?
Vaak gaat er veel tijd zitten in de boekhouding van een webshop. Er zijn namelijk enkele wettelijke eisen van de Belastingdienst waar je aan moet voldoen. Zo moet je jouw webshop boekhouding zeven jaar lang verplicht bewaren en moet je per kwartaal btw-aangifte doen. Hieronder hebben we alle eisen voor je op een rijtje gezet:
- Bewaarplicht van zeven jaar: Zoals gezegd moet je jouw webshop belasting verplicht zeven jaar lang bewaren. Wanneer de Belastingdienst erom vraagt moet je deze ook inzichtelijk kunnen maken.
- Aangifte Belastingdienst: Elk kwartaal moet je de aangifte omzetbelasting doen en elk jaar de aangifte inkomstenbelasting. Om boetes en problemen te voorkomen is het essentieel om dit op tijd en accuraat te doen.
- Buitenlandse betalingen: Er gelden andere regels en btw-tarieven wanneer je jouw producten ook in het buitenland verkoopt. Je krijgt dan te maken met de One Stop Shop (OOS) regeling.
- Verplichte gegevens op facturen: De facturen die je verstuurd naar jouw klanten moeten een aantal verplichte gegevens bevatten, waaronder het btw-bedrag, een factuurnummer en je KVK-nummer. Op de website van de Belastingdienst vind je alle eisen waar facturen aan moeten voldoen.
Jouw webshop boekhouding in 6 stappen
Met alleen de kennis van wat je allemaal bij moet houden en waar een webshop boekhouding aan moet voldoen ben je er nog niet. Je moet het immers ook daadwerkelijk uit gaan voeren. Wij vertellen je hieronder hoe jij in 6 stappen start met de boekhouding van jouw webshop.
- Zet een grootboekrekeningschema op: Met een grootboekrekeningschema kun je de webshop boekhouding opdelen in stukjes voor een duidelijker overzicht. Het is namelijk een verzameling van alle inkomsten en uitgaven in een bepaalde categorie.
- Maak een startbalans: In de startbalans maak je een overzicht van alle zakelijke bezittingen, eventuele schulden en het eigen vermogen dat je in het bedrijf hebt gestort. Dit is ook het begin van jouw webshop boekhouding.
- Zorg dat de juiste gegevens worden verwerkt: Alle veranderingen in de financiële situatie van jouw webshop moeten verwerkt worden. Je kunt hierbij denken aan bankafschriften en inkoop- en verkoopfacturen.
- Bepaal of alle veranderingen kloppen: Uiteindelijk moeten jouw in- en uitgaven met elkaar kloppen op de balans. Dit betekent dat er altijd minimaal twee dingen moeten veranderen.
- Check alles goed: Zowel jouw balans als de winst- en verliesrekening moeten kloppen. Check dit regelmatig zodat eventuele wijzigingen nog op tijd gedaan kunnen worden.
- Betaal op tijd de belastingen: Als het goed is, is er uiteindelijk duidelijk hoeveel btw je per kwartaal ontvangen en betaald hebt. Zo kun jij correct de btw-aangifte doen. Ook de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting kan gemakkelijker gedaan worden met een kloppende en sluitende boekhouding.
Extra tips voor jouw webshop boekhouding
De webshop boekhouding kan al snel overweldigend zijn, zeker als startende ondernemer. Daarom delen wij hieronder enkele tips die je op de goede weg kunnen helpen.
- Bewaar alles overzichtelijk: Zorg dat je alles rondom de financiën van jouw webshop overzichtelijk bij elkaar bewaart. Bijvoorbeeld in mappen gesorteerd op inkomsten en uitgaven.
- Gebruik een online boekhoudpakket: Deze kan bepaalde onderdelen van de webshop boekhouding automatiseren en bewaart digitaal alle belangrijke documenten. Zo voorkom je dat je documenten kwijtraakt.
- Werk nauwkeurig: Check regelmatig of de inkomsten en uitgaven kloppen.
- Vergeet de fiscale oudedagsreserves (FOR) niet: Elk jaar mag je een deel van jouw winst reserveren voor het opbouwen van aanvullend pensioen. Op deze manier verlaag je de te belasten winst en bespaar je op jouw inkomstenbelasting.
- Zorg voor kloppende btw-tarieven: Het gebeurt nog vaak dat er met een lager btw-tarief wordt gerekend dan dat er op de factuur hoort te staan. De Belastingdienst kan je hierop aanspreken.
- Vraag hulp als dit nodig is: Wanneer de webshop boekhouding jou zelf niet lukt, is het verstandig om een boekhouder om hulp te vragen en de boekhouding uit te besteden. Voordeel is dat deze op de hoogte is van de fiscale voordelen.
Webshop boekhouding met behulp van een boekhoudpakket
Maandelijks gaat er veel tijd en moeite in jouw webshop boekhouding zitten. Hierbij zijn fouten ook snel gemaakt, zeker wanneer je niet goed weet wat je doet. Een goed boekhoudpakket kan je hier een uitkomst voor bieden.
Een boekhoudpakket geeft je een realtime inzicht in jouw administratie, kan automatisch btw-aangifte doen en automatisch herinneringen voor openstaande facturen versturen. Daarnaast heb je dankzij een boekhoudpakket jouw facturatie en boekhouding in één.
Een boekhoudpakket voor jouw webshop kiezen
Als je overweegt om een boekhoudpakket aan te schaffen, is het als eerste belangrijk om je voorkeuren en wensen op papier te zetten. Aan de hand hiervan kun je gemakkelijk de verschillende pakketten met elkaar vergelijken. Om je alvast een handje te helpen hebben wij hieronder 5 bekende boekhoudpakketten voor je op een rijtje gezet.
- Exact Online
Het boekhoudpakket Exact Online bevat alle functies die je als ondernemer kunt wensen. Wel moet je zelf aan de slag gaan met het inrichten van het programma en zelf leren hoe alles werkt. - Moneybird
Het eenvoudige boekhoudpakket Moneybird is gericht op kleine ondernemers. Dit complete boekhoudpakket legt de nadruk op het verwerken van facturen. Vooral wanneer je nog een kleine administratie hebt is dit boekhoudpakket ideaal om te gebruiken. - SnelStart
Het boekhoudpakket SnelStart schaalt gemakkelijk mee met jouw bedrijf. Wel moet je vooraf inzichtelijk hebben welke functies essentieel voor jouw boekhouding zijn. SnelStart biedt namelijk vijf verschillende pakketten aan. - e-Boekhouden.nl
e-Boekhouden.nl bevat alle functies die je nodig hebt. Daarnaast ontzorgt het pakket elk aspect rondom de boekhouding. Het is dus niet gek dat dit boekhoudpakket erg populair is. - Twinfield
Twinfield is een snel boekhoudpakket om mee te werken en biedt zelfs online boekhoud trainingen aan. Daarnaast biedt dit pakket extra functies zoals het genereren van een jaarafsluiting en het maken van analyses.
Jouw webshop boekhouding koppelen met Combidesk
Je kunt jouw webshop boekhouding nog gemakkelijker maken door het gekozen boekhoudpakket te koppelen aan jouw webshop en andere bedrijfssoftware. Op deze manier kun je jouw boekhouding automatiseren en veel tijd besparen.
Combidesk biedt een bibliotheek met verschillende boekhoudkoppelingen. Voor een vast bedrag per maand beschik je over een kant en klare koppeling tussen jouw boekhoudpakket en je CRM-systeem, betalingssoftware en webshop. Bekijk alle beschikbare boekhoudkoppelingen van Combidesk.
Dit blog is geschreven door Combidesk
