Groeiende webshop? Houdt het onder controle met deze vijf praktische tips.

Als eigenaar van een groeiende webshop komt er erg veel op je af. Je hebt je handen vol aan de afhandeling van bestellingen en ondertussen moet je ook nog de voorraad op peil houden. Meer marge en tijd om te groeien? Ga dan de strijd aan met deze vijf logistieke uitdagingen.

1. Overzicht
   

   Overzicht houden is één van de grootste uitdagingen van een groeiende webshop. Als je begint lukt dit op gevoel, maar zodra het aantal (verschillende) producten toeneemt wordt het steeds moeilijker. Welke producten liggen waar op voorraad? Hoeveel? Wat moet ik bestellen? Klopt mijn Excel-sheet nog? Hoe sneller de groei, hoe ingewikkelder het wordt. Loop je achter de feiten aan? Probeer dan bepaalde handelingen te automatiseren. Er zijn uiteenlopende software-oplossingen die jou veel werk uit handen kunnen nemen. Zo win je snelheid en reduceer je fouten. Hoe minder handwerk je moet doen, hoe meer tijd je over hebt om verschillende processen goed in te richten.

2. Inkopen
   

   Hoe meer (verschillende) producten je verkoopt, hoe ingewikkelder je voorraad wordt. ‘Nee’ verkopen is immers funest. Zeker binnen de e-commerce klikken klanten meteen door naar een concurrent als producten niet beschikbaar zijn. Maar dit betekent niet dat de voorraad evenredig mee hoeft te groeien met de omzet. Sterker nog: hoe groter je bent, hoe flexibeler je bent om vaker in te kopen en daarmee te reageren op trends in de markt. Veel voorraad gaat ten kosten van je werkkapitaal, geld wat je ook kunt besteden aan SEO-optimalisatie of marketing. Dat betekent overigens niet dat groot inkopen uit den boze is. Voor sommige producten, zoals bijvoorbeeld telefoonhoesjes met een lage inkoopprijs, kan het zelfs slim zijn om grotere aantallen in één keer in te kopen. Het op voorraad houden hiervan kost namelijk bijna niks. Als webshop-eigenaar is het aan jou om te komen tot een efficiënte strategie. In de regel geldt dat webshop-eigenaren die inkopen op gevoel gemiddeld 30% op hun voorraad kunnen besparen en 10% minder nee-verkopen kunnen realiseren. Onze tip: laat je niet verleiden door staffelkortingen, maar koop maximaal voor een paar maanden in.

3. Dode voorraad
   

   Dode voorraad is meestal het gevolg van een te grote voorraad. Niets vervelender dan spullen in magazijn die je niet meer verkoopt. Dode voorraad is voor een deel ‘part of the game’.  Je bent nou eenmaal een ambitieuze ondernemer en dan moet je gecalculeerde risico’s durven te nemen. Je wilt immers niet teveel ‘out of stock’ verkopen aan je klanten. Helaas wordt niet ieder ingekocht product een succes. Dode voorraad beperken? Denk dan goed na over je inkopen. Monitor hoe je producten presteren, weet wat hardlopers zijn en houd bij welke producten slecht verkopen. Kijk naar concurrenten en houd rekening met trends in de markt en seizoenen van bepaalde producten. Kortom: voorkom dat je blijft zitten met een halve stelling vol producten die je nooit meer verkoopt en moet afschrijven. Je kunt dit monitoren in een Excel-sheet. Als je groter wordt, dan kan speciale software uitkomst bieden.

4. Ruimte
   

   Herkenbaar voor veel webshop-eigenaren: het punt waarop de garage of zolderkamer niet meer volstaat. Maar wat ga je huren? Hoeveel ruimte heb je nodig? Op welke locatie? Idealiter kies je als webshop-eigenaar een flexibel gebouw waarin je – al naar gelang de voorraad – meer of minder ruimte huurt. Het liefst ook nog met een korte huurtermijn. Een box huren kan in sommige gevallen uitkomst bieden. Wil je in de toekomst een winkel of afhaalpunt openen? Dan kan het raadzaam zijn om alvast na te denken over de locatie. Een pand op een verlaten industrieterrein kan uit kostenoverweging een slimme zet zijn, maar is geen interessante locatie voor een afhaalpunt of winkel. Ter illustratie: in de regio’s Friesland en Twente huur je veel voordeliger (gemiddeld zo’n 30 euro per vierkante meter per jaar) dan in de regio’s Den Haag en Gooi en Eemland (gemiddeld meer dan 45 euro per vierkante meter per jaar). Helemaal flexibel zijn? Dan kun je er ook voor kiezen om het hele logistieke proces uit te besteden met fulfilment. Op deze markt zijn tientallen spelers actief en die bieden vaak uitgebreide oplossingen voor scherpe tarieven.

5. Tijd
   

   Hoe groter je wordt, hoe meer tijd je nodig hebt om alle orders goed af te handelen. En dan moet je ook nog je voorraad op peil houden en zorgen dat alles op de goede plek komt te liggen. Als de bestellingen toenemen, wordt het steeds moeilijker om alle processen goed te laten verlopen. Chaos voorkomen? Breng dan structuur aan in je processen. Tel bijvoorbeeld iedere week in een andere stelling hoeveel producten je nog op voorraad hebt. Voorkom dat het escaleert.

Conclusie: op gevoel handelen vanuit de garage van je vader volstaat op een gegeven moment niet meer voor een groeiende webshop. Het overzicht behouden, de voorraad optimaliseren, dode voorraad beperken, je bedrijfspand mee laten groeien (om het over de klantenservice en alle bestellingen die voor de cut-off klaar moeten liggen nog maar niet te hebben) en zorgen dat je genoeg tijd hebt om alles goed te doen: het zijn dé uitdagingen van een groeiende webshop. Wil je voorkomen dat je in de problemen raakt? Zorg dan dat je werkprocessen meegroeien. Gratis tip: veel (dreigende) problemen los je eenvoudig op door je voorraadbeheer grotendeels te automatiseren met een warehouse management systeem (WMS zoals bijvoorbeeld Picqer of Fulfilment-Software). Er zijn al pakketten vanaf 100 euro per maand.