Als je als internetondernemer uiteindelijk de stap neemt om ook een fysieke winkel erbij te openen zul je al snel tegen een aantal barrières oplopen welke het ondernemersleven niet eenvoudiger maken. Al snel ontdek je dat het afrekenen van facturen en de voorraadverschillen tussen je webwinkel en de winkel je een doorn in het oog worden. Dagelijks ben je dan weer bezig om dit recht te trekken. Leuk als je 3 weborders per dag hebt.. maar wat als je er minimaal 40/50 per dag hebt?
Tegen deze obstakels en meer liep ik al vrij snel aan toen ik 2 jaar geleden onze winkel opende.
We werkte niet met een standaardoplossing zoals Magento, maar voor bricks was ons webwinkel platform toen ook nog niet geschikt. Dit leide tot frustratie en verlies in de onderneming. Menselijke fouten blijven nu eenmaal gemaakt worden en tijd = geld in welke onderneming dan ook.
Obstakel 1: Het afrekenen van facturen
Als eerste hebben we gezorgd dat zowel de webwinkel bestellingen als de facturen in de winkel in hetzelfde systeem werden afgehandeld. Hierdoor bleven de factuurnummers opvolgend en ook de boekhouder hoefde geen verschillende boekhoudingen meer te mergen naar 1. Hierop werd al direct de eerste maand circa 1200 euro bespaard aan uitgaven. Immers zoals ik al aangaf; tijd kost geld en een boekhouder werkt helaas niet gratis. Als extra voordeel was dat we ook in 1 systeem van 1 klant alles konden bijhouden. Als een klant in de winkel langskwam met een vraag over een internetbestelling hadden we direct alles bij de hand.
Obstakel 2: Elimineren en voorraad verschillen
In de winkel werden producten gekocht, online idem dito. In begin liep dit niet synchroon wat soms tot best rottige situaties leidde. om 15:00 werd er een artikel gekocht en om 15:20 werd hetzelfde artikel online besteld. Als het dan het laatste artikel was moest je de klant van de online bestelling gaan bellen om een alternatief aan te gaan bieden terwijl de website “op voorraad” aangaf.
Niet leuk voor de klant, maar ook zeker niet leuk voor ons. Vaak leidde dit er toe dat dan de order geannuleerd waardoor je een potentieel terugkerende klant mogelijk kwijt was. Dit heeft ons zeker omzet gekost en iedere dag moesten we weer handmatig de voorraad bijwerken van wat er verkocht was in de winkel.
Obstakel 3: Webwinkel optimalisatie, pakjes inpakken.. heb je daar wel tijd voor?
Ik vermelde het al, tijd kost geld. Of je nu zelf de handen uit de mouwen steekt of toch werkzaamheden uitbesteed; in beide gevallen kost het geld. Om deze reden is het belangrijk dat veel processen op elkaar afgestemd zijn waardoor je ook zaken uit handen moet geven om geld te kunnen verdienen.
Ik zal een voorbeeld geven. Als je enkel een webwinkel hebt en je bent klaar met inpakken kun je je tijd besteden aan producten toevoegen, producten optimaliseren met productfotos, etcetera. Als je ook een winkel hebt zul je snel merken dat je hier eigenlijk helemaal geen tijd meer voor hebt. Na de openingsuren van de winkel nog even 87 producten toevoegen en je bent al snel tot 00:00 aan het werk terwijl de wekker weer om 07:00 gaat. Je bent direct je sociale leven kwijt en dat hou je ook niet vol voor langere termijn. Zoek iemand die je vertrouwd en kunt vergoeden om dat werk van je over te nemen, maak een goede stappenplan hoe JIJ graag je producten in de webwinkel wilt hebben zodat er een uniform beeld ontstaat.
Ditzelfde geld nog meer als de online bestellingen groeien, je hebt geen tijd om bestellingen in te pakken als je in de winkel een klant helpt. In de avond je pakjes maken is eigenlijk ook een no-go aangezien dan de levertijd weer opgerekt wordt naar een extra werkdag terwijl de online winkelende klanten liever alles gisteren binnen hadden dan morgen.
Kortom leer loslaten en investeren in personeel, je zult zien dat je uiteindelijk lekkerder in je vel zit en je kan richten op ondernemen en de groei van je onderneming. Personeelskosten kun je -tijdelijk- elimineren door goede vrienden of familie in de eerste periode te laten bijspringen als je die mogelijkheid hebt.
